Metoda e Planifikimit horizontal
Ky lloj organizimi i aktiviteteve bazohet në vëmendjen “horizontale”, do t’ju shërbejë në pjesën më të madhe të situatave dhe do t’ia arrini duke ndërmarrë 5 hapa:
- Identifikoni të gjitha gjërat që kërkojnë vëmendjen tuaj
- Sqaroni rëndësinë dhe kuptoni se çfarë të bëni me të
- Organizoni rezultatet
- Reflektoni mbi të gjitha opsionet e mundshme
- Veproni
Filloni duke pyetur veten: “Kur kam nevojë të mendoj për këtë gjë dhe në çfarë forme, në mënyrë që të mos mendoj më për të?”,
Mos harroni të ndërtoni një sistem në mënyrë që të jetë funksional, jo thjesht për ta pasur. Sa më shumë plotëson nevojat tuaja, mënyrën tuaj të të qenurit, aq më lehtë do ta keni ta bëni atë pjesë të mënyrës suaj të jetesës dhe punës.
Mjetet që ju duhen për të “zbuluar” janë disa kontejnerë ku mund të grumbulloni gjërat që ju vijnë në mendje dhe informacioet që ju vijnë nga jashtë. Mund të zgjidhni të përdorni kontejnerë fizikë, të përdorni letër ose audio, email ose mesazhe me tekst.
Gjëja thelbësore është që të gjitha çështjet e pazgjidhura të jenë të vendosura në një “enë” jashtë mendjes tuaj. Ju duhet të siguroheni që të mos dëgjoni më zërin e brendshëm që ju kujton të bëni një telefonatë të caktuar ose të paguani një buletin ose të kryeni një punë.
Të gjitha këto aktivitete do të depozitohen në mënyrë korrekte dhe do të vendosen në kontejner. Paralajmërim: është e rëndësishme të keni sa më pak kontejnerë për elementët hyrës dhe ato duhet të zbrazen rregullisht.
Kur zbrazni kontejnerin “hyrës”, duhet të ekzaminoni elementët një e nga një dhe të zgjidhni midis tre veprimeve të mundshme:
- Për plehra: është informacion, një shënim, i cili nuk është më i nevojshëm
- Për t’u ruajtur: nuk ka nevojë të ndërmerren veprime për momentin, por mbase do të duhet të kujdesemi për të në të ardhmen
- Për arkivim: elementi është informacion potencialisht i dobishëm.
Tani kaloni në organizim. Keni nevojë për një kalendar të thjeshtuar, i cili kurrë nuk përmban lista të detyrave ditore, por vetëm veprime specifike që duhen bërë në kohë të caktuara. Për shembull, mund të shënoni një telefonatë me një mik në këtë kalendar për të pyetur se si po ecën ose ta inkurajoni përpara një kohe të vështirë, si psh. një provim.
Hapi tjetër është të reflektoni. Merrni parasysh pamjen e përgjithshme të jetës suaj profesionale dhe personale, zgjeroni perspektivën sa më shumë që të jetë e mundur dhe vlerësoni rezultatet e veprimeve individuale që keni ndërmend të bëni. A ju drejtojnë në drejtimin e duhur? A janë ato në përputhje me qëllimet dhe vlerat tuaja?
Ky reflektim mund të bëhet në intervale krejtësisht subjektive, por ekziston një që duhet të kryhet rregullisht dhe saktësisht, është rishikimi javor.
Ai përfshin rishikimin e të gjithë sistemit, pastrimin e kontejnerit “hyrës”, ripërcaktimin e listave, shtimin e informacionit kur është e mundur, azhurnimin e kalendarit të thjeshtuar. Në fillim do t’ju duhet të përpiqeni të gjeni 2 orët e nevojshme, më pas përparësia do të jetë aq e dukshme sa do të bëhet një nevojë reale.
