Përmbledhje libri: Takimet që sjellin rezultate – Brian Tracy

Takimet që sjellin rezultate – Brian Tracy

Njëzetenjë ide të vërtetuara që mund t’i përdorni për t’i bërë takimet më të shkurtra, më efektive dhe më të kënaqshme për të gjithë të pranishmit…Bazuar në vite kërkimore dhe përvojë në kompani të ndryshme në mbarë botën.

PËRMBAJTJA

Hyrja

Njëzetenjë ide që mund t’i përdorni për t’i bërë takimet e biznesit më efektive

1. Llojet e Takimeve
2. Përcaktimi i qëllimit të takimit
3. Takimi si investim
4. Përcaktimi i rendit të ditës
5. Si të organizoni një takim
6. Pjesëmarrja në Takime
7. Takime për zgjidhjen e problemeve
8. Modeli i vendimmarrjes për mbledhje
9. Problemet në takime
10. Arsyet e takimeve joefektive
11. Takimi Një-në-Një
12. Takime për Delegimin e Detyrave
13. Ambientet e takimit – të brendshëm
14. Ambientet e takimit – të jashtëm
15. Paraqitja e dhomës për takime
16. Bërja e prezantimeve në takime
17. Zhvillimi i vetëbesimit në takime
18. Ligji i Parkinsonit në takime
19. Këshilla për efektivitetin e takimeve personale
20. Takime jashtë zyrës
21. Takimet si Menaxhment në veprim

Hyrja

Si menaxher, një e katërta ose më shumë e karrierës suaj do të shpenzohet në takime. Takimet janë një pjesë thelbësore e jetës së çdo organizate. Sa më shumë njerëz të ketë, aq më i madh është kompleksiteti i kërkuar për kryerjen e detyrave të ndërlidhura, aq më e nevojshme është që njerëzit të takohen në grup për të zgjidhur problemet, për të marrë vendime, për të shkëmbyer informacione dhe për të shkëmbyer pikëpamje dhe opinione.

Takimet janë “menaxhimi në veprim”, një mundësi e madhe për të shfaqur kompetencën menaxheriale (ose mungesën e saj), për të zhvilluar aftësitë e komunikimit, për të ndikuar dhe për të bindur të tjerët dhe për të çuar përpara qëllimet e organizatës.

Megjithatë, takimet janë si reklama. Vlerësohet se 50 për qind e dollarëve të shpenzuara për reklama janë para e shpërdoruar, por askush nuk e di se cili është ai 50 përqindësh. Vlerësohet gjithashtu se gjysma e kohës së kaluar në takime është e humbur, por askush nuk di të eliminojë gjysmën e panevojshme. Qëllimi i këtij programi është t’ju tregojë se si të menaxhoni dhe merrni pjesë në takime në mënyrë më efektive, në mënyrë që të merrni kthimin maksimal në kohën e investuar në takimet me njerëz të tjerë.

Si menaxher, mënyra se si e drejtoni një takim dhe mënyra se si performoni në një takim është një faktor kryesor në suksesin tuaj në karrierë. Në një takim, ju jeni duke u vëzhguar nga eprorët dhe vartësit tuaj. Ju mund të shkëlqeni – të jeni një kontribues i yjeve – ose mund të bombardoni, varet nga ju. Por ju nuk mund të fshiheni.

Drejtuesit efektivë janë ata që dinë të drejtojnë mirë takimet dhe të performojnë në mënyrë efektive në një mjedis takimi. Meqenëse një pjesë e madhe e karrierës suaj do të shpenzohet në takime, është thelbësore për suksesin tuaj që të mësoni se si të përfitoni sa më shumë nga takimet dhe si të siguroheni që takimet në të cilat ju merrni pjesë të sjellin rezultatet e dëshiruara.

NJËZETENJË IDE QË MUND TË PËRDORNI PËR T’I BËRË MË EFEKTIVE TAKIMET E BIZNESIT

1. Llojet e Takimeve

Pika fillestare për t’i bërë takimet më efektive është të përcaktohet se çfarë lloj takimi po mbahet dhe më pas të strukturohet takimi në mënyrë të tillë që të maksimizoni kohën e pjesëmarrësve.

Më poshtë janë pesë llojet kryesore të takimeve.

1. Takime për shkëmbimin e informacionit. Ky takim është i orientuar drejt procesit. Lloji i rrumbullakët. Roli i pjesëmarrësit është të informojë të tjerët për aktivitetet e tij ose të saj.
2. Takime për zgjidhjen e problemeve. Ky lloj takimi është i orientuar drejt misionit. Qëllimi i takimit është gjetja e një zgjidhjeje për një problem specifik.
3. Takimet e stafit dhe operacional. Ndërsektorial. Qëllimi i takimit është njohja e përfaqësuesve të departamenteve të ndryshme me “pamjen e madhe”.
4. Mbledhjet e komisionit. Qëllimi i takimit është të shqyrtojë dhe planifikojë aktivitetet e vazhdueshme, të monitorojë progresin, të marrë dhe të japë komente.
5. Takime dhe seminare mësimore dhe trajnuese. Qëllimi i takimit është të mësojë, udhëzojë pjesëmarrësit në disa lëndë/tema ose probleme.

Shumë takime kanë elemente të të pesë llojeve. Por për ta bërë një takim efektiv, duhet të jetë e qartë për të gjithë se çfarë lloj takimi bazë po mbahet.

2. Përcaktimi i qëllimit të takimit

Pyetni dhe përgjigjuni pyetjes: Pse po mbahet ky takim? Cili është qëllimi i takim?

1. A është i nevojshëm takimi?
2. A ka një mënyrë tjetër për të arritur të njëjtin rezultat?
3. Duke pasur parasysh qëllimin e takimit, kush duhet të marrë pjesë?
4. Cila është gjëja më e keqe që mund të ndodhë nëse nuk do të mbahej fare mbledhje?
5. A mund ta përcaktoni qëllimin e takimit me 25 fjalë ose më pak?

3. Takimi si investim

Për shkak se ka një kosto të lidhur me çdo takim, duhet të ketë një kthim të pritshëm që tejkalon koston.

1. Për të përcaktuar koston, shumëzoni pagat për orë të pjesëmarrësve me numrin e orëve të takimit.
2. Përcaktoni nëse ky investim është i justifikuar.
3. Para dhe gjatë takimit, të punohet për të rritur kthimin e investimit.

4. Përcaktimi i rendit të ditës

Keni gjithmonë një axhendë të shkruar dhe siguroni një kopje për secilin pjesëmarrës.

1. Filloni me një përshkrim me një fjali të objektivit të takimit.
2. Organizoni temat sipas rëndësisë së tyre.
3. Kështu që njerëzit mund të përgatiten, shpërndani axhendën të paktën 24 deri në 48 orë përpara takimit.
4. Ftoni vetëm ata, pjesëmarrja e të cilëve është thelbësore.

5. Si të organizoni një takim

Kjo aftësi është një nga shenjat e lidershipit që është më e dukshme për njerëzit në organizatën tuaj.

1. Filloni me një skicë të qëllimit të takimit. (Shpenzoni pesë deri në shtatë minuta për këtë.)
2. Shpallni kohën e fillimit të takimit.
3. Filloni në kohë. Supozoni se i vonuari nuk po vjen fare.
4. Inkurajoni diskutimin e hapur. Merrni qasjen e rrumbullakët: Shkoni përreth tryezës dhe bëni që njerëzit të japin kontributet e tyre me radhë, për të siguruar që të gjithë të flasin.
5. Drejtuesit apo eprorët nuk duhet të dominojnë mbledhjen.
6. Sa herë që është e mundur, delegoni udhëheqjen e mbledhjes, për të ndërtuar aftësi vartëse.
7. Drejtuesi i takimit duhet ta mbajë diskutimin në rrugën e duhur.
8. Mbyllni çdo pikë përpara se të vazhdoni.
9. Përmblidhni në fund të çdo pike diskutimi dhe në fund të takimit.
10. Bëjini të shtypur dhe shpërndajeni procesverbalin e mbledhjes brenda 24 orëve.

6. Pjesëmarrja në Takime

Mënyra se si merrni pjesë në një takim vëzhgohet me kujdes nga të gjithë në takim – eprorët dhe vartësit tuaj njësoj.

1. Jini të përgatitur – bëni detyrat e shtëpisë tuaj.
2. Përfshihuni herët, me pyetje. Pesë minutat e para janë kritike.
3. Jini aktiv; lëvizni kokën dhe trupin përpara; tundni kokën dhe inkurajoni të tjerët.
4. Drejtuesit e mundshëm identifikohen nga cilësia dhe sasia e pjesëmarrjes së tyre në takime.

7. Takime për zgjidhjen e problemeve

Lloji më i zakonshëm dhe shpesh më i rëndësishëm i takimit është takimi për zgjidhjen e problemeve. Për t’i bërë më efektive këto takime:

1. Rideklaroni dhe përcaktoni problemin derisa të gjithë të bien dakord për përkufizimin. (Cili është problemi tjetër?)
2. Identifikoni të gjitha shkaqet e mundshme të problemit.
3. Zhvilloni kriteret e vendimit – kushtet kufizuese për zgjidhjen.
4. Zhvilloni zgjidhje të mundshme. Synoni sasinë kundrejt cilësisë.
5. Provoni zgjidhjet e mundshme kundrejt kushteve kufizuese.
6. Shtyni që të merret një vendim në mbledhje.
7. Caktoni përgjegjës dhe përgjegjësi specifike për zbatimin e vendimit.
8. Caktoni një afat specifik për përfundimin e detyrave për të cilat është rënë dakord.
9. Pajtohuni se si do të monitorohet dhe kontrollohet zbatimi i vendimit.

8. Modeli i vendimmarrjes për mbledhje

Ekzistojnë tre hapa themelorë në procesin e vendimmarrjes:

1. Bëni një diskutim të lirë. Sigurohuni që të gjitha pikëpamjet të transmetohen.
2. Arrini në një vendim të qartë. Merrni një vendim specifik dhe të matshëm bazuar në konsensus.
3. Fitoni mbështetje të plotë. Të gjithë pjesëmarrësit duhet të bien dakord të mbështesin vendimin e marrë, edhe pse disa mund të mos pajtohen me të.

9. Problemet në takime

Më poshtë janë arsyet pse takimet për zgjidhjen e problemeve janë shpesh kundërproduktive dhe frustruese:

1. Anëtarët e grupit bien në atë që njihet si mendim grupor, që është një tendencë për të nxituar për të arritur një përfundim pa marrë në konsideratë zgjidhje të mjaftueshme alternative.
2. Anëtarët e grupit duan të shmangin konfliktin (“Le të mos debatojmë”). Shmangia e konfliktit ka përparësi mbi cilësinë e zgjidhjes.
3. Grupi vlerëson më shumë “marrjen e një vendimi” të çfarëdoshëm sesa marrjen e një vendimi të mirë.
4. Grupi ndikohet në mënyrë të padrejtë nga ata që flasin më shumë, me zë të lartë ose më shpejt.
5. Grupi ka një tendencë drejt të menduarit konvergjent – një vrull drejt një përgjigjeje, shpesh i bazuar në politikë.

10. Arsyet e takimeve joefektive

Më poshtë janë arsyet pse takimet në përgjithësi nuk japin rezultate:

1. Drejtimet ose qëllimet janë të paqarta; asnjë qëllim nuk është përshkruar paraprakisht.
2. Udhëheqësi është i paefektshëm – ai nuk arrin ta mbajë grupin në rrugën e duhur.
3. Udhëheqësi i grupit dominon diskutimin – përdor pushtetin ose frikësimin për të kontrolluar takimin.
4. Grupi nuk arrin të arrijë në një përfundim.
5. Grupi nuk arrin të vendosë për një plan të qartë veprimi.

11. Takime një-me-një

Takimet një-me-një janë për shkëmbimin e informacionit.

1. Ato mbahen midis një menaxheri dhe vartësit të tij.
2. Mbahen një herë në javë, nga 60 deri në 90 minuta, në zyrën e vartësit.
3. Vartësi përgatit një axhendë shqetësimesh biznesi dhe personale.
4. Qëllimi është të marrurit e mësimeve dhe dhënia e mësimeve të duhura. Eprori mëson se çfarë po ndodh në punën dhe jetën e vartësit; eprori i mëson vartësit se si të jetë më efektiv, jep këshilla dhe udhëzime.

12. Takime për Delegimin e Detyrave

Më poshtë janë udhëzimet për delegimin e detyrave në takimet individuale ose në grup:

1. Shpjegoni qartë se çfarë duhet bërë.
2. Shpjegoni pse – kuptimi ose qëllimi e lidhura me detyrën apo takimin.
3. Shpjegoni metodën tuaj të preferuar të qasjes.
4. Vendosni një afat dhe një kohë për të monitoruar progresin.
5. Për të siguruar mirëkuptim, kërkojini punonjësit që të “mbajë të informuar”.
6. Mbyllni takimin me shprehjen e besimit tek punonjësi dhe me pritshmëri pozitive për të.

13. Ambientet e takimit – të brendshëm

Më poshtë janë udhëzimet për takimet e mbajtura në zyrë:

1. Kontrollo paraprakisht për t’u siguruar që dhoma është e disponueshme.
2. Organizoni karriget e nevojshme dhe mobiljet, materialet e tjera.
3. Siguroni ndriçimin dhe ajrosjen e duhur (20-25 gradë celsius është temperatura ideale e dhomës së takimit).
4. Siguroni kafe dhe pije të tjera freskuese nëse është e përshtatshme.
5. Prituani rrugën të gjitha ndërprerjeve të jashtme.
6. Filloni takimin me përpikëri. Mbyllni derën dhe filloni.

14. Ambientet e takimit – të jashtëm

Një aftësi e rëndësishme ekzekutive është aftësia për të organizuar dhe koordinuar takime në dhoma ose salla të hotelit ose në ambiente të tjera takimesh larg zyrës.

1. “Hotelet gënjejnë.” Mos lini asgjë pas dore apo vetëm në dorë të personelit të hotelit me të cilin keni prenotuar (rezervuar). Supozoni se çdo gjë që mund të shkojë keq do të shkojë keq kur do ta bëni takimin në hotele.
2. Kontrolloni dhomën ose sallën paraprakisht – paraqitjen, kolonat, ndriçimin, sistemin e zërit, aksesin në kuzhinë.
3. Rikontrolloni sallën e mbledhjeve të paktën një orë përpara mbajtjes së takimit.
4. Lexoni me kujdes “kontratën e funksionit” nga hoteli. (Ligji i Murfit ndoshta u formulua pasi Murphy mbajti një takim në një hotel.)

Ligji i Murfit: “Çdo gjë që mund të shkojë keq do të shkojë keq, dhe në kohën më të keqe të mundshme.”

15. Paraqitja dhe rregullimi i dhomës apo sallës për takime

Mënyra se si është aranzhuar dhe rregulluar salla e takimit mund të bëjë një ndryshim të madh në efektivitetin e takimit dhe prezantimit tuaj.

1. Kur jeni duke udhëhequr një takim të vogël dhe jeni duke përdorur një tryezë të rrumbullakët ose drejtkëndëshe, pozicionohuni përballë hyrjes, në mënyrë që pjesëmarrësit të jenë përballë jush dhe të kenë shpinën ndaj atyre që vijnë vonë dhe ndërprerjeve të tjera.
2. Kur jeni pjesëmarrës në një takim, pozicionojeni veten ku mund të keni kontakt të drejtpërdrejtë me sy me drejtuesin e takimit dhe ku jeni përballë hyrjes.
3. Për takime me madhësi mesatare, renditja e ulëseve në formë patkoi ose kutie është ideale, për të siguruar kontakt maksimal me sy në grup dhe ndërveprim të relaksuar.
4. Për prezantime në grupe të mëdha, poziciononi karriget në stilin “chevron” – domethënë, rreshtat janë 90 gradë me njëri-tjetrin, forma V; të gjithë janë përballë skenës së përparme drejtpërdrejt; ka pak kontakt me sy nëpër rreshta.
5. Nëse jeni duke përdorur një projektor lart ose jeni duke bërë një prezantim me sllajde, vendoseni ekranin në këndin e përparmë majtas të dhomës – jo drejtpërdrejt pas podiumit – për shikueshmëri maksimale.
6. Për të siguruar takimin më të mirë të mundshëm, kontrolloni me kujdes çdo detaj paraprakisht.

16. Bërja e prezantimeve në takime

Prezantimet ju ofrojnë një mundësi për të demonstruar kompetencë, përgatitje, njohuri, ekspertizë dhe komandim të subjektit tuaj që do ta trajtoni. Këtu janë udhëzimet për përdorimin e flip chart-ave gjatë prezantimit tuaj.

1. Flip chart-at duhet të përgatiten paraprakisht. Vendosni një fletë bosh midis secilës faqe informacioni.
2. Përdorni një tabelë trekëmbëshe për t’i mbajtur ato.
3. Shkruani, flisni dhe bëni pyetje ndërsa shpaloset prezantimi juaj, për të mbajtur vëmendjen e shikuesve tuaj.
4. Ndërsa vazhdoni, nëse është e përshtatshme, grijini dhe ngjitini faqet me shirit maskues.
5. Sillni stilolapsat dhe markerët tuaj.
6. Praktikoni prezantimin tuaj paraprakisht, mundësisht me një audiencë të vogël.
7. Një prezantim efektiv mund të avancojë karrierën tuaj – mund t’ju bëjë një yll!

17. Zhvillimi i vetëbesimit në takime

Vetëbesimi është thelbësor për suksesin tuaj.

1. Nëse jeni të turpshëm, vendosni ta kapërceni atë.
2. Bashkohuni me një zyrë, klub ose trajnim të Toastmasters International, ose merrni një kurs nga Dale Carnegie.
3. Vizualizoni. Përpara një takimi, krijoni një pamje të qartë mendore të vetes duke performuar në mënyrë efektive.
4. “Bëni atë që keni frikë, dhe vdekja e frikës është e sigurt.” Praktikoni desensibilizimin sistematik duke folur dhe duke kontribuar në çdo takim.
5. E ardhmja juaj mund të varet nga efektiviteti juaj në takime.

18. Ligji i Parkinsonit për takime

Takimet zgjerohen për të mbushur kohën e caktuar për ta.

1. Takimet e grupit. Vendosni kohë specifike për fillimin dhe mbarimin dhe përmbajuni atyre.
2. Takime kokë më kokë. Kur të filloni, caktoni një periudhë specifike kohore për takimin.

19. Këshilla për efektivitetin e takimeve personale

Më poshtë janë idetë për të kursyer kohën e kaluar në takime joproduktive:

1. Si pjesëmarrës, shmangni pjesëmarrjen nëse prania juaj është e panevojshme.
2. Si pjesëmarrës, diskutoni së pari artikullin ose artikujt që ju prekin. Pastaj largohu.
3. Si udhëheqës i mbledhjes, jepuni njerëzve leje të mos marrin pjesë nëse pjesëmarrja e tyre nuk është thelbësore.
4. Si udhëheqës, jepuni njerëzve leje të largohen kur të kenë dhënë kontributin e tyre.
5. Kërkoni ndihmë. Kërkoni bashkëpunimin e të gjithëve për ta bërë takimin më efektiv.

20. Takime jashtë zyrës

Më poshtë janë udhëzimet për mbajtjen e takimeve të biznesit në territorin e njerëzve të tjerë (në zyrat e klientëve, furnitorëve, bankierëve, avokatëve, kontabilistëve, degëve, etj.):

1. Përcaktoni qëllimin e takimit paraprakisht, reciprokisht.
2. Përgatituni tërësisht; keni gjithçka që ju nevojitet.
3. Rideklaroni qëllimin dhe axhendën në fillim të mbledhjes.
4. Bini dakord për kohën e shtyrjes së mbledhjes.
5. Qëndroni në rrugën e duhur.
6. Bëni presion për mbyllje.
7. Përmblidhni në fund të takimit.
8. Mbani shënime të plota. (Fuqia është në anën e personit me shënimet më të mira.)

21. Takimet si Menaxhment në Veprim

Takimet janë një mjet kyç i menaxhimit, një aftësi e efektivitetit që duhet mësuar dhe zotëruar.

1. Merrni një vendim – të bëheni të shkëlqyer në takimet drejtuese.
2. Merrni një vendim – të bëheni të shkëlqyer në pjesëmarrjen në mbledhje.
3. Mbani mend, përgatitja është çelësi.
4. Praktikoni, praktikoni, praktikoni – derisa të zotëroni aftësinë.

Ju mund t’i ktheni takimet e rregullta të menaxhimit në mundësi me përfitime të larta për veten dhe kompaninë tuaj. Ju mund të udhëzoni, drejtoni dhe ndërtoni vartësit tuaj. Ju mund të bëni përshtypje tek eprorët tuaj. Ju mund të kryeni punë që nuk mund të bëhen në asnjë mënyrë tjetër. Ju mund të zgjidhni probleme, të merrne vendime, të influenconi, të bindni dhe të kontrolloni rrjedhën e ngjarjeve. Ju mund t’i bëni të gjitha këto duke praktikuar idetë në këtë program.