Truke të vogla për të na ndihmuar të humbim më pak kohë (dhe të bëjmë gjithçka më shpejt)
Një nga problemet më të vështira për t’u kapërcyer nëse duam të jemi efikas është tendenca për të humbur kohë. Shqetësimet janë kudo dhe janë një armik i vërtetë i kohës operative.
Një strategji efektive për të luftuar humbjen e kohës është planifikimi. Planifikimi do të thotë të shpenzosh rreth 30 minuta në ditë për të përcaktuar qëllimet dhe aktivitetet e ditës. Duhet të mendoni për këtë, sepse mund të veproni vetëm kur e dini saktësisht se çfarë doni të bëni me kohën tuaj.
Për më tepër, të menduarit për sa i përket objektivave, projekteve dhe progresit ju lejon të kaloni vazhdimisht midis së djeshmes dhe së nesërmes dhe do t’ju ndihmojë të planifikoni të ardhmen në bazë të përvojës së mëparshme. Kjo është gjithashtu një mënyrë për të qëndruar i fokusuar në atë që duhet bërë.
Planifikimi është një lloj busulle për ta mbajtur gjithmonë pranë. Planifikimi i mirë përfshin hartimin e listave, që do të thotë të shkruani çdo hap të ditës në një copë letër. Të shkruarit është mënyra e vetme për të arritur atë qartësi mendore që përkthehet në veprim. Të veprosh pa planifikuar është e barabartë me dështimin, sepse vepron pa drejtim. Akti i të shkruarit ju lejon gjithashtu të vendosni prioritete. Ndonjëherë rendi në të cilin duhet të fillojmë aktivitetet mund të mos jetë menjëherë i qartë dhe ne duhet të mendojmë për këtë. Shkrimi ka një efekt edhe në mendje, për rrjedhojë ndikon në vendosmërinë tonë.
Ndryshe nga besimi popullor, planifikimi kursen kohë sepse na ndihmon ta përdorim më mirë atë.
Edhe nëse akti i planifikimit kërkon kohë, ai është një lloj analize që zvogëlon gjasat për të bërë gabime, dhe për këtë arsye është një teknikë që rezulton e suksesshme në planin afatgjatë.
Lista e shkruar më pas mund të bëhet një listë kontrolli, e cila është, natyrisht, një listë e gjërave për të bërë dhe përdoret për të kontrolluar ecurinë e përgjithshme të detyrave që kemi zgjedhur të kryejmë.
Një metodë e dobishme për të na ndihmuar të vendosim se cilat detyra duhet të bëjmë për të arritur një qëllim është sistemi TRVP (Teknika e Rishikimit të Vlerësimit të Programit), e cila është një paraqitje grafike e të gjithë procesit.
Gjëja interesante në lidhje me këtë metodë planifikimi është se duhet të filloni nga rezultati përfundimtar që keni ndërmend të ndiqni, dhe më pas të shkoni prapa dhe të identifikoni të gjithë hapat e nevojshëm për ta arritur atë. Nga qëllimi përfundimtar, shtegu më pas rindërtohet derisa të gjeni pikën e fillimit.
Fillimi pa e ditur qëllimin përfundimtar është i pafalshëm, dhe fillimi pa e pasur këtë qëllim në mendje është një tjetër gabim serioz. Çdo gjë që ne themi, mendojmë – ose më keq, hipotezojmë – lihet të lëvizë në sferën e mundësisë së paqartë. Në vend të kësaj, objektivat tona duhet të jenë gjithmonë të qarta dhe të matshme. Diçka është shumë më e arritshme kur është e matshme.
