Zakonet e shëndetshme për t’i zbatuar në jetën tonë sa më shpejt të jetë e mundur: Lista e detyrave dhe rregullimi i prioriteteve tona
Një tjetër mjet i fuqishëm i planifikimit është Lista e detyrave (To Do List). Çdo sipërmarrës i mirë ka listën e tij të detyrave, ku shënon gjithçka që duhet të bëjë, nga telefonata, te letra që duhet të shkruajë. Do të ishte e pamundur të kujtonim gjithçka.
Brian Tracy thotë se ka kuptim që të konsultohemi me Listën e detyrave në mbrëmje, në mënyrë që të jemi plotësisht të përgatitur kur zgjohemi në mëngjes. Gjatë natës truri ynë tenton të ripërpunojë gjërat e fundit që ne kemi menduar në mbrëmje, kështu që bërja e listës sonë para se të flemë na jep përparësi ditën tjetër. Nëse do të largoheshim duke parë listën deri në mëngjesin e ardhshëm, trurit tonë do t’i duhej më shumë kohë që të ‘zgjohej’.
Sekreti i madh i një liste efektive, është se ajo na ndihmon të rregullojmë prioritetet tona.
Pasi të jetë hartuar lista, ne duhet të caktojmë një shkronjë nga A-E për secilën detyrë. Secilës detyrë i caktohet një letër sipas përgjigjes së pyetjes: “çfarë do të ndodhte nëse nuk do ta bëja këtë tani, sot?”
- Pranë shkronjës A mund të shkruani detyrat që janë absolutisht të nevojshme (nëse nuk i bëni, ka telashe).
- Në fushën B shkruani se çfarë duhet të bëni vërtet.
- Në fushën C ju vendosni atë që do të ishte mirë të bënit, por nuk ka asnjë ndryshim nëse i bëni ato apo jo. Gjërat që hyjnë në këtë kategori mund të jenë gjëra të tilla si të pini një kafe me kolegët.
- Në D, ju vendosni gjithçka që mund t’u delegohet të tjerëve.
- Në E, vendosni gjëra të kota që mund t’i lejoni vetes t’i harrojë.
Përpilimi i një liste në këtë mënyrë është shumë i dobishëm. Shkrimi ndihmon për të kujtuar, për të ndaluar gjërat që rrotullohen në mendje, si dhe na ndihmon të nxjerrim në pah atë që është e panevojshme. Çdo gjë që hyn në grupin E as nuk hyn në listë dhe ne e klasifikojmë atë si humbje kohe. Sistemi ABCDE është një mjet i fuqishëm për t’i dhënë vlerë kohës, ai gjithashtu garanton që ne të bëjmë përparim në rendin e duhur, sepse ne mund të kalojmë në detyrën tjetër vetëm pasi të kemi shënuar aktivitetet e mëparshme në listën tonë.
Një ushtrim tjetër i dobishëm është ndarja e listës në 4 fusha sipas urgjencës ose rëndësisë. Janë dy koncepte të ngjashme, por krejt të ndryshme. Kur diçka është urgjente, duhet ta bëjmë tani, nuk mund të shtyhet, ndërsa gjërat që janë të rëndësishme duhet të bëhen, por mund t’i lejojmë vetes një kornizë kohore më të gjatë për t’i bërë ato.
4 kuadratet janë:
- Urgjente dhe të rëndësishme, që duhen bërë tani dhe menjëherë, dhe kjo njihet si kuadranti i menjëhershëm.
- E rëndësishme por jo urgjente, që duhet bërë më vonë (pa zvarritur shumë).
- Urgjente por jo e rëndësishme, ky kuadrat është disi zhgënjyes sepse veprimet e renditura këtu janë kryesisht të padobishme për sa i përket punës sonë, por do të ishin të këndshme, për shembull, të bisedonim me një koleg, apo edhe të bëni gjëra të pavlera vetëm për të mbushur kohën.
- Së fundi, ekziston kuadrati i parëndësishëm dhe jo urgjent, dhe ky është kuadrati që përmban detyrat që janë humbje e kohës sonë.
Edhe ky është një ushtrim interesant. Ndihmon për të qartësuar në mendjen e një personi rendin në të cilin duhet të kryejnë detyrat e tyre.
